教育情報サイト社会人になって学ぶことの電話

一般企業であれば、取引先企業などからの電話が掛かってくることも多々あります。会社の風土によりますが、一般的には、各部署の入社年数が浅い人を中心に対応するケースが多いのではないでしょうか。私が勤めている会社もそうですが、かといって先輩社員は一切対応しなくてもいいというわけではありません。 電話対応の基本ルールは「2コール以内」。友人の勤める会社では、呼び出し音が鳴るより一瞬早く電話機のランプが光るので、呼び出し音が鳴る前にとれ、というルールだそうですが、これは電話を掛けた側も「え？」となってしまうので、2コールがちょうどいいと考えています。5コール以上ならしてしまったら、「お待たせいたしました」という一言も必要ですね。 電話の出方は会社によって様々です。「お電話ありがとうございます。株式会社○○です」と出る会社もあれば、社名だけを名乗る会社もありますし、社名の後に個人名を名乗るケースもあります。必要なことは「会社名をしっかり名乗ること」です。個人名を名乗ることには私はあまり賛成しません。たまに電話帳などで電話番号を見つけて掛けてきた勧誘などの電話において、電話を掛けた時点では個人名は判りませんが、個人名を名乗ってしまうことで、相手に、この会社にこの名前の社員がいる、という情報が伝わってしまいます。個人情報が騒がれるこのご時世、自ら個人情報を提供することはあまり得策ではないのではないでしょうか。

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電話で取り次ぐ相手が不在の場合、相手には不在であることなどをしっかり伝えましょう。今は不在だけどいつ頃戻るのか、戻ったら折り返す、ということを伝えれば概ね問題ないでしょう。相手の社名、名前、折り返し先はしっかり聞くようにしてください。急ぎだと言われたからといって、個人の携帯電話の番号などを伝えることは厳禁です。また、「電話がありました」という旨のメモをデスクなどに残し、対応した人（自分）の名前、電話を受けた時間、先方の会社名、名前、連絡先、メモを見たらどう対応すればいいのか（相手が「また掛けます」と言った場合もメモは必要です）を書いておきましょう。 もし、これから取引が始まるかもしれない企業が相手だった場合、あなたの電話対応一つであなたの会社の印象を左右してしまう可能性がありますので、たかが電話と思わず、会社の代表だと思って対応することが大切です。

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