教育情報サイト社会人になって学ぶことのメール

IT化が進んだ今、社内の人とも、社外の人ともメールのやりとりを行う機会は非常に多いです。メールは顔が見えない分、言葉ひとつひとつに重みがあります。親しい間柄ならタイプミスも笑って終わりますが、取引先相手などであれば、タイプミス＝ミスに気づかない人、という印象を持たれてしまうこともありますので、注意しましょう。 ビジネスメールはある程度雛形が決まっています。インターネットなどで検索すれば、様々なシーンに応じたメールのサンプルが掲載されていますので、そういったものを参考にしながら、自分なりの文面に直すことも良いでしょう。また、年末であれば「どうぞご自愛ください」といった言葉や「多大なるご協力、ご支援をありがとうございました」といった一言、新年であれば「今年も宜しくお願い致します」といった一言を添えることも大切です。

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また、メールの本文には気を遣っていても、宛先や署名に気が回っていない人もよく見かけます。名刺交換をしたことがある人であれば、名刺を見れば住所や電話番号などが判りますが、社会人は非常に多くの名刺交換をしています。その中からあなたのメールを探すことは多少なりとも労力を使いますので、メールのシグネチャにはしっかりと、社名や電話番号などの連絡先を書いておきましょう。また、異動などで所属部署や直通の電話番号などが変わった場合は、新しい所属と共に「所属が変わりました」と添えておくと親切です。宛先に関しては、社会人歴が長い人であってもあまり気を遣っていないことがよくあります。受け取ったメールを「返信」すると、宛先は相手がメールを送ったときの「差出人」の情報が入ります。大抵は氏名や会社名と氏名が入っていますが、相手は社外の人、場合によっては大切な取引先の人です。面倒ですが、アドレス帳などから再度指定して、「＜社名＞　＜苗字＞様」などとなるようにすることも大切です。そこまで気にしないというケースも多々ありますが、やっておいてマイナスになることはありません。また、相手がメールを送信する際に、CCにあなたの会社の他の人を含めているケースもあるかと思います。その場合、「＜社名＞　＜苗字＞様」などとなっていることもあるでしょう。自社の人間に「様」をつけるのはおかしな話なので、ここも「＜社名＞　＜氏名＞」などに直して返信することも大切です。

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